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Erfolgsfaktoren von Projektmanagement

Eine der von Studien am meisten untersuchten Fragestellungen ist die Fragestellung nach den Erfolgsfaktoren von Projektarbeit: Was muss geschehen, damit Projekte erfolgreich sind?

Je nach Zielgruppe der Befragten und Konzept der jeweiligen Studie kommt es dabei durchaus zu unterschiedlichen Ergebnissen. Bei genauem Hinsehen lassen sich allerdings verschiedene, durchgängig vorhandene Erfolgsfaktoren identifizieren.

In einer groß angelegten Studie der Volkswagen Coaching GmbH gemeinsam mit der Universität Bremen in der deutschen Industrie wurde ein interessantes Ergebnis ermittelt. Demnach liegt es im Wesentlichen in der Hand des Top-Managements, das Projekte erfolgreich ihre Ziele erreichen. Mit einem Abstand folgen die Themen Methodeneinsatz und Qualifizierung, d. h. die richtige Methodik (Instrumente und Prozesse) zu nutzen und diese auch bei den Beteiligten zu verbreiten bzw. die Beteiligten mittels geeigneter Qualifizierungskonzepte dazu zu befähigen diese Instrumente und Prozesse zum Einsatz zu bringen. Die Frage ob, und wenn ja, welche Software zum Einsatz zu bringen ist, wurde interessanter Weise mit lediglich 5% bewertet.

Gründe für das Scheitern von Projekten

Verkehrt man die Fragestellung nach den Erfolgsfaktoren hin zu den Misserfolgsfaktoren von Projekten so kommt eine Studie der GPM von 2006 und 2004 zu anderen aber keineswegs widersprüchlichen Ergebnissen. Hier wurden Projektmanager nach den Gründen gefragt, warum Projekte ihre Ziele nicht erreichen.

Die Hauptursachen sind demnach auf Fehler und Probleme während des Projektstarts und einer mangelnden Berücksichtigung der so genannten weichen oder auch sozialen Faktoren zurück zu führen. Bemerkenswerter Weise spielten zu hohe technische Anforderungen eine absolut untergeordnete Rolle.

Schlussfolgerungen für erfolgreiches Projektmanagement

Als Schlussfolgerung für erfolgreiches Projektmanagement lassen sich aus beiden Studien folgende Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement ziehen:

1. Achten Sie auf eine gute Ziel- und Auftragsklärung (hier sind Auftraggeber und Auftragnehmer gleichermaßen in der Verantwortung).
2. Stellen Sie ausreichende Ressourcen (Personal und Geld) sowie Zeit zur Verfügung, um das anstehende Projekt zu planen. Diese Investition wird sich auszahlen.
3. Achten Sie darauf, dass an den Schlüsselstellen des Projektes nur erfahrene Projektmanager sitzen, Projektmanagement kann man nur sehr begrenzt lernen, vieles muss man erfahren, um es zu verstehen.
4. Legen Sie dennoch großen Wert darauf, dass alle Beteiligten und vor allem die Projektmanagementunerfahrenen in den zu verwendenden Instrumenten und Prozessen geschult sind und ein Grundverständnis von Projektmanagement haben, bevor sie im Projekt tätig werden.
5. Erfinden Sie das Rad nicht jedes Mal neu, setzen Sie auf standardisierte Instrumente und Prozesse, die unternehmensweit gelten, fordern Sie deren Nutzung aktiv ein.
6. Sorgen sie für Machtpromotoren, die in der Lage sind über den Tellerrand zu blicken und Bereichs- und Kostenstellendenken zu überwinden.
7. Achten Sie darauf, dass die Kommunikation funktioniert und zwar sowohl formal (Berichtswesen und Dokumentation) als auch informell, dass also die Beteiligten miteinander reden. Schaffen sie Kommunikationsmöglichkeiten auch jenseits der offiziellen Anlässe (gemeinsames Projektbüro, Kaffeeecke, bei großen Projekten intranetgestützte Tools wie Foren und Videokonferenzsysteme etc.).
8. Reden Sie nicht nur über Risiken, managen Sie sie auch entsprechend, genau wie Sie ihr gesamtes (Projekt-)Umfeld stets aktiv bearbeiten sollten.
9. Wenn Sie Auftraggeber sind, fordern Sie regelmäßig Berichte (keine Datenfriedhöfe) ein. Lassen Sie notwendige Entscheidungen substanziell mit bewerteten Alternativen vorbereiten und entscheiden Sie dann ohne vermeidbares Zögern.
10. Wenn Sie im Projektteam oder in der Projektleitung tätig sind, binden Sie den Auftraggeber mit ein, berichten Sie regelmäßig, bereiten Sie Entscheidungen substanziell vor, fordern Sie diese dann auch ein, zeigen Sie immer auch alternative Möglichkeiten auf.

Letzte Änderung am 21. September 2018 durch Benjamin Bolzmann